Assistenz (m/w/d) im Team Office Management in Köln
Für unser Team im Wissenschaftsbereich suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit oder vollzeitnah eine erfahrene und engagierte Assistenzkraft (m/w/d), die uns in administrativen, organisatorischen und wissenschaftsnahen Aufgaben unterstützt.
Das erwartet Sie bei uns:
- Sie übernehmen vielfältige administrative Aufgaben und sind ein zentraler Bestandteil unseres achtköpfigen Assistenzteams.
- Sie lesen wissenschaftliche Texte, Gutachten und Publikationen in deutscher Sprache Korrektur und formatieren diese gemäß unseren internen Richtlinien.
- Sie erstellen und überarbeiten Präsentationen, Tabellen und Grafiken.
- Sie planen, buchen und rechnen Dienstreisen ab.
- Sie koordinieren Termine, buchen Räume und bereiten Sitzungen und Workshops vor.
- Sie korrespondieren schriftlich und telefonisch.
- Sie organisieren Veranstaltungen – digital und in Präsenz – inklusive Gästebewirtung und Empfang.
- Sie prüfen Eingangsrechnungen sachlich und kontieren diese.
- Sie pflegen Datenbanken und erfassen Kennzahlen.
- Sie unterstützen bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben.
Das wünschen wir uns von Ihnen:
- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bereits Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion gesammelt.
- Sie arbeiten strukturiert, selbstständig und setzen die richtigen Prioritäten.
- Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse.
- Sie haben ein ausgeprägtes Sprachgefühl und Freude an schriftlicher Kommunikation.
- Sie sind digital affin und souverän im Umgang mit MS-Office.
- Sie sind serviceorientiert, zuverlässig, flexibel und arbeiten gerne im Team.
- Sie verfügen über ein Gespür für Gestaltung und bringen Kenntnisse in der visuellen Aufbereitung von Inhalten mit.
- Sie sind ein echter Teamplayer mit positiver Energie, der sich auf eine lebendige, vertrauensvolle Zusammenarbeit freut.
Unser Angebot:
Über 30 Inhouse-Seminare und individuelle externe Weiterbildungen | Flexible Arbeitszeiten | Mobiles Arbeiten | Kostenloses Deutschlandticket | Direkte Rhein- und Hauptbahnhofnähe | Café Lounge | Silentrooms | 30 Urlaubstage | Brown-Bag-Sessions | Design-Thinking-Raum | Teamevents & Networking-Formate | Yoga, Ganzkörpertraining & Co | Sabbaticals | Fitnessraum | Betriebliche Altersvorsorge
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Wir freuen uns auf Sie!
Ihre Ansprechpartnerin
Frau Lea Hilken
Personalreferentin
Kontakt
Institut der deutschen Wirtschaft Köln e.V.
Konrad-Adenauer-Ufer 21
50667 Köln
Hilken@iwkoeln.de
+49 221 49810
